Voor items met een waarde boven €500 per stuk geldt een meldplicht — los van de gekozen verzekering. De klant geeft deze items vooraf schriftelijk op, zodat Inbox kan beoordelen of het item veilig vervoerd of opgeslagen kan worden, en zodat het item apart kan worden ingedeeld of extra beschermd. Wordt een waardevol item niet vooraf gemeld en treedt schade op, dan is de aansprakelijkheid van Inbox afgetopt op €500 per item — ook als de gekozen verzekering hoger uitkeert. Deze meldplicht werkt parallel aan de verzekeringsstructuur en geldt voor alle drie de opslagopties. Voor items boven €500 per stuk én een totaalwaarde boven €2.500 geldt aanvullend dat melding altijd schriftelijk gebeurt — verwijzing naar de Boekingsbevestiging voor de volledige meldprocedure.

Schade melden gebeurt per situatie via een ander kanaal, maar twee regels gelden altijd. Eerste regel: bij oplevering inspecteert de klant de spullen direct. Bij waarneembare schade wordt schriftelijk voorbehoud gemaakt op de leverbon — zonder dat voorbehoud wordt aangenomen dat de spullen in dezelfde staat zijn teruggebracht als opgehaald, en vervalt het recht op vergoeding voor zichtbare schade. Tweede regel: schade door verlies of beschadiging wordt tijdig gemeld volgens het stappenplan dat bij oplevering wordt meegegeven. Voor klanten met een eigen inboedelverzekering loopt de melding direct via de eigen verzekeraar, met opgave van het opslagadres in Gouda. Voor klanten met dekking via Inbox of een vrijwaringsverklaring loopt de melding via de klantenservice. Voor schade tijdens transport (AVC) loopt de melding eveneens via de klantenservice. De volledige procedure, termijnen en verplichte bijlagen staan in de Boekingsbevestiging.